Guida alla gestione di un progetto

La gestione di un progetto è un’attività complessa che richiede una pianificazione accurata, una buona organizzazione e una comunicazione efficace. Questa breve guida ti accompagnerà nelle diverse fasi che ne caratterizzano lo sviluppo, dall’idea alla realizzazione fino alla sua chiusura.

Lungo il percorso, diversi strumenti possono venirti in aiuto, alcuni di questi sono utilizzabili in più momenti. Un elenco non esaustivo di questi strumenti è proposto di seguito.

Ideazione

Definisci e sviluppa le idee iniziali del tuo progetto. Identifica gli obiettivi, le opportunità e le esigenze, e crea una visione preliminare del progetto.

Azioni e strumenti utili:

• Brainstorming e mappe mentali:
  • Miro: lavagna virtuale per brainstorming e collaborazione visiva, compresa la possibilità di utilizzare post it virtuali
  • MindMeister: piattaforma per creare mappe mentali e strutturare idee
  • Canva: lavagna online per brainstorming e mappe mentali
  • ChatGPT o altri strumenti di intelligenza artificiale possono aiutarti a raccogliere idee in tempi brevi e superare i blocchi creativi
• Organizza e prioritizza le idee:
  • Milanote o Canva: moodboard per ispirare e definire l'estetica o lo stile
• Analizza la fattibilità: valuta la fattibilità del progetto in termini di risorse, tempi e costi.
  • Esegui un’analisi SWOT con l’elenco delle opportunità, rischi, punti di forza e debolezza del progetto
• Testa le tue idee e realizza prototipi:
  • Figma o InVision: piattaforme per la progettazione collaborativa di interfacce e prototipi
• Definisci il tuo modello di business:
  • Business Model Canvas: modello visivo per descrivere e analizzare un modello di business attraverso nove blocchi
  • Business Model EcoCanvas: modello sulla base del Business Model Canvas ma in chiave sostenibile
  • Value Proposition Canvas: strumento per creare e perfezionare la proposta di valore di un prodotto o servizio, mettendola in relazione con le esigenze, i problemi e i desideri specifici dei clienti

Pianificazione

Crea un piano dettagliato del progetto, ovvero scomponi il progetto in attività piccole e gestibili. Assegna quindi le risorse, tempi e costi alle singole attività e pianifica le strategie per raggiungere gli obiettivi. È inoltre utile definire le dipendenze tra le attività, individuare i potenziali rischi e possibili misure di contingenza.

Azioni e strumenti utili:

• Definisci le attività e la tempistica:
  • Diagramma di Gantt: schema per visualizzare le attività nel tempo e gestire le scadenze (realizzabile su foglio Excel oppure tramite diversi tool online, come ad esempio Canva).
  • ChatGPT o altri strumenti di intelligenza artificiale possono aiutarti a definire una scaletta delle attività da fare, utile soprattutto quando affronti progetti nuovi e a pianificare alcune attività come ad esempio il piano di comunicazione.
• Assegna i compiti
  • Microsoft Planner: mezzo per visualizzare le attività, assegnare compiti ai membri del team e monitorare le scadenze
• Per progetti imprenditoriali: elabora il Business Plan per descrivere l’organizzazione aziendale, gli obiettivi del progetto, i prodotti e i servizi offerti, le strategie operative, l’analisi di mercato, le previsioni economiche almeno per i primi 3-5 anni e le risorse necessarie per la realizzazione.
  • Fondounimpresa: servizio interdipartimentale della Divisione della formazione professionale e della Divisione dell’economia, utile per chi vuole fare impresa in Ticino. Ti offre guide interattive per la redazione di Business Plan descrittivi e finanziari, consulenza individuale e corsi di formazione
• Elabora un documento per la presentazione del progetto (ad esempio a potenziali finanziatori)
  • Pacchetto Office ti offre diverse opzioni per l’allestimento di documenti o presentazioni PowerPoint
  • Canva: piattaforma online per creare contenuti visivi in modo facile e intuitivo
  • Prezi: strumento per realizzare presentazioni interattive e dinamiche, che si differenzia dalle tradizionali presentazioni lineari come PowerPoint
  • Importante: soprattutto se sei un’azienda, allenati a presentare il tuo progetto in pochi minuti. Inizia raccontando il problema che risolvi con la tua offerta, a chi ti rivolgi, spiegando il mercato in cui intendi inserirti (usa fonti attendibili per descrivere la dimensione del mercato in cui vuoi operare) e spiega il tuo modello di business. Infine, racconta chi sono le persone dietro al progetto: presenta il tuo team
• Ricerca finanziamenti per la realizzazione del progetto:
  • Prepara un breve documento che spieghi il tuo progetto (vedi sopra)
  • Cerca l’ente finanziatore più adatto al tuo progetto e informati sui documenti richiesti
  • Trovi un elenco di possibili fonti di finanziamento qui

Realizzazione

Esegui le attività pianificate e monitora i progressi. Questo comporta il coordinamento delle risorse e la gestione di eventuali problemi o rischi che emergono. L'obiettivo è trasformare il piano in risultati concreti, assicurandoti che il lavoro venga completato secondo i tempi e i costi previsti.

Azioni e strumenti utili:

• Assegna le attività ai membri del team:
  • Microsoft Planner o Trello: piattaforme per assegnare le attività, gestire le scadenze e tenere traccia dello storico di quanto fatto
• Esegui le attività pianificate secondo il cronoprogramma, incluso il monitoraggio del progresso rispetto ai tempi previsti, identificando eventuali ritardi o problemi e relative soluzioni.
• Comunica e collabora:
  • Mantieni una comunicazione chiara e regolare tra i membri del team e con gli stakeholder.
    Microsoft Teams o slack: servizi che facilitano la comunicazione all’interno del team
  • ChatGPT o altri strumenti di AI possono aiutarti a redigere comunicazioni e rapporti per aggiornare gli stakeholder sullo stato di avanzamento del progetto

Chiusura e monitoraggio

Completa e revisiona il progetto. Termina le attività, valuta i risultati rispetto agli obiettivi iniziali, ed elabora la documentazione delle lezioni apprese per migliorare futuri progetti.

Azioni e strumenti utili

• Salva ed archivia la documentazione e i materiali del progetto in un sistema centralizzato per future consultazioni.
  • affidati ai tuoi consulenti informatici per salvare i documenti in modo sicuro. 
  • OneDrive o GoogleDrive: servizi di archiviazione cloud per salvare, sincronizzare e condividere file online
• Completa le attività verificando che quest’ultime e i deliverables del progetto siano stati eseguiti secondo i requisiti e le specifiche. Occupati della chiusura amministrativa, controlla che tutte le fatture siano state saldate e archiviate correttamente.
• Valuta i risultati attraverso il confronto tra gli obiettivi iniziali e i risultati ottenuti, analizzando le performance e i risultati finali rispetto ai criteri di successo stabiliti.
  • Rapporto finale: documenta i risultati del progetto, i costi, analizza i KPI e raccogli gli insegnamenti dall’esperienza. ChatGPT e altri strumenti di AI potrebbero aiutarti nel redigere il rapporto, identificare i KPI adatti o suggerirti modalità di raccolta dei feedback degli utenti se il tuo progetto lo richiede.
  • Excel: strumento per realizzare grafici e presentare dati e indicatori. 
  • Google Data Studio: piattaforma per creare report e dashboard interattive, utilizzando anche grafici e visualizzazioni per analizzare le performance.
• Pubblica e/o consegna, se del caso, i documenti finali, inclusi report, manuali, e documentazione tecnica o di progetto.
• Celebra i successi con il tuo team. 

La gestione di un progetto è un processo iterativo. Potrebbe essere necessario tornare indietro o apportare modifiche al piano in corso d’opera. Ricorda che la flessibilità e l’adattabilità sono fondamentali per il successo di qualsiasi progetto.